Digitales Schadenmanagement im Fuhrpark: Wie Outsourcing die Fuhrparkleitung entlastet und Prozesse optimiert

In Fuhrparks ab einer gewissen Größenordnung kann es Sinn machen, das Handling von Pannen und Unfällen outzusourcen. Es gibt hierfür spezialisierte Anbieter, die das Schadenmanagement vollständig digital umsetzen und dabei der Fuhrparkleitung des Kunden eine transparente Verfolgung aller Fälle in Real-Time anbieten. Der digitale Rund-Um-Service reicht von der Schadenerfassung mit einer Foto-App bis hin zur vollständigen Abwicklung und Finanzierung des Schadens. Dies entlastet die Fuhrparkleitung und hält sie zugleich jederzeit auf dem Laufenden. Außerdem können durch das Outsourcing Kostenersparnisse erzielt werden.

Das digitale Schadenmanagement beginnt am Unfallort. Dort wird der Schaden per Foto-App auf dem Smartphone erfasst. Je präziser die Erfassung erfolgt, umso einfacher kann im weiteren Verlauf der Schaden auch abgewickelt werden. Outsourcingpartner bieten auch an, dass die im Unfall verwickelten Fahrer mit einer Person sprechen, die gezielte Fragen stellt, um die Lückenlosigkeit der Schadenakte zu gewährleisten.

Im nächsten Schritt geht es darum, dass alle Beteiligten wie zum Beispiel Werkstatt, Gutachter, Leasingfirma des betroffenen Fahrzeugs und Fuhrparkleitung ohne Zeitverlust die Informationen erhalten. Je früher die Informationen bei allen Beteiligten ankommen, desto besser. Dieser Workflow führt dazu, dass Reparatur- und Ausfallzeiten minimiert werden. So können etwa Ersatzteile bereits bestellt werden, bevor das beschädigte Fahrzeug die Werkstatt erreicht.

Mit der digitalen Schadenakte alle Informationen immer griffbereit

Dank der digitalen Schadenakte sind alle relevanten Informationen der an der Abwicklung des Schadens Beteiligten zentral gespeichert und das Fuhrparkmanagement hat jederzeit Zugriff. Diese Daten helfen dabei, den aktuellen Schadenfall abzuwickeln.

Je vollständiger und transparenter die Daten in der Schadenakte erfasst sind, umso leichter ist es für das Fuhrparkmanagement auch, daraus Schlüsse für die Optimierung des weiteren Schadenmanagements je Fahrzeug und auf die gesamte Flotte bezogen zu ziehen. Idealerweise läuft dieser Verbesserungsprozess softwaregestützt ab.

Risikomanagement als Ergänzung zum Schadenmanagement

Getreu dem Spruch „Die beste Sorge ist die Vorsorge“ bietet das digitale Schadenmanagement zudem die Möglichkeit, durch die Analyse der Schadenfälle Schlüsse zu ziehen, um Schäden in Zukunft zu vermeiden oder zumindest die Häufigkeit von Schäden im Fuhrpark zu verringern.

Hierbei spielt die Analyse der bereits erfassten Schadenfälle die entscheidende Rolle. Denn aus der Summe der Daten lassen sich Risikofaktoren erkennen und ein gezieltes Risikomanagement aufbauen. Je detaillierter Schadenursachen und -verursacher analysiert werden, umso leichter können konkrete Maßnahmen zur Risikominimierung ergriffen werden. Hierbei gibt es zwei Ansätze: den auf den Fuhrpark und das Unternehmen sowie den auf einzelne Fahrer bezogenen Ansatz.

Einflussfaktoren im Unternehmen sind zum Beispiel die Verbesserung des generellen Zustands der Fahrzeuge sowie der sicherheitsrelevanten Ausstattung. Ein Ergebnis könnte zum Beispiel sein, dass Fahrzeuge mit einer Rückkamera oder anderen Sicherheitssystemen ausgerüstet werden. Darüber hinaus können in der Disposition Verbesserungen zur Termin- und Routenplanung eingeführt werden, um Stress bei den Fahrern zu reduzieren.

Die meisten Unfälle sind auf das Fehlverhalten der Fahrer zurückzuführen. Hier muss genau hingeschaut werden, wie gefahren wird. Zu schnelles und hektisches Fahren bietet immer mehr Risiken als ruhiges, gleichförmiges Fahren. Auch Persönlichkeitsmerkmale spielen eine Rolle: Ist der Fahrer generell eine eher unruhige oder ruhige Person? Neigt er zu nervösem Verhalten. Gibt es möglicherweise private Probleme, die sich auf das Fahrverhalten auswirken könnten? Hier bieten sich gezielte Gespräche und Schulungen an, um diese Person zu unterstützen. Dies sollte im Idealfall dazu führen, dass das Fahrverhalten verbessert und das Schadenrisiko minimiert wird.